Ohjelmaa asiakastilaisuuteen - näin taikuus toimi yrityksen avajaisissa

Asiakastilaisuuden ohjelman valinta voi olla yllättävän hankalaa. Vieraille halutaan tarjota jotain tavallisesta poikkeavaa, mutta ohjelma ei saisi keskeyttää tärkeitä keskusteluja tai tehdä tilaisuudesta liian jäykkää.

Olen Antti Kalliokoski, ammattitaikuri ja mentalisti. Esiinnyn vuosittain yli 150 erilaisessa tapahtumassa ympäri Suomen. Asiakastilaisuuksissa olen huomannut, että parhaiten toimii ohjelma, joka suunnitellaan tapahtuman aikataulun, yleisön ja tavoitteen mukaan.

Joskus paras ratkaisu on koko yleisön yhteinen taikashow. Toisinaan taikuri kannattaa tuoda vieraiden keskelle tekemään lähitaikuutta. Suuremmassa tapahtumassa voidaan käyttää molempia.

Tässä yksi oikea esimerkki yrityksen avajaisista, joissa tarvittiin erilaista ohjelmaa saman päivän kahdelle yleisölle.

Millaista ohjelmaa asiakastilaisuuteen kannattaa valita?

Hyvän ohjelman pitäisi tukea tapahtumaa eikä kilpailla sen kanssa.

Ensimmäiseksi kannattaa miettiä, mitä ohjelmalla halutaan saada aikaan:

• Halutaanko kaikille yhteinen ohjelmanumero?
• Pitäisikö ohjelman auttaa vieraita rentoutumaan ja tutustumaan toisiinsa?
• Saapuvatko vieraat paikalle eri aikoihin?
• Onko tapahtumassa paljon puheita tai muuta ohjelmaa?
• Ovatko vieraat aikuisia vai onko mukana myös lapsia?
• Onko kyse rennosta asiakasillasta vai juhlavammasta tilaisuudesta?

Kun tavoite on selvä, voidaan valita tapahtumaan sopiva esitysmuoto.

Lavashow kokoaa kaikki samaan aikaan yhteisen kokemuksen äärelle. Lähitaikuus puolestaan tapahtuu pienille ryhmille vieraiden joukossa, joten seurustelu ja tapahtuman muu ohjelma voivat jatkua samaan aikaan.

‍

Asiakastapaus: suuren yrityksen avajaiset

‍

Eräs yritys järjesti suuren avajaistilaisuuden, johon odotettiin päivän aikana useita satoja kävijöitä. Illalla järjestettiin vielä erillinen noin 200 vieraan tilaisuus aikuisille.

Samaan tapahtumaan tarvittiin siis kaksi erilaista ohjelmakokonaisuutta:

1. Päivällä koko perheelle sopiva yhteinen esitys.
2. Illalla aikuisille suunnattua ohjelmaa, joka ei keskeyttänyt seurustelua.

Ratkaisuksi valittiin päivälle 30 minuutin taikashow ja illalle kolme tuntia kiertelevää lähitaikuutta.

‍

Päivällä koko perheen taikashow

‍

Päivän ohjelma toteutettiin rekkalavalla. Paikalla oli eri-ikäisiä katsojia, joten esityksen piti toimia yhtä aikaa sekä lapsille että aikuisille.

Suunnittelin tilaisuuteen noin 30 minuutin koko perheen taikashow’n. Esityksessä yhdistyivät visuaaliset taikatemput, huumori ja yleisön osallistuminen.

Tällaisessa tapahtumassa esityksen täytyy näkyä ja kuulua myös hieman kauemmaksi. Pienten korttitemppujen sijaan ohjelmaan valitaan numeroita, joita suuri yleisö pystyy seuraamaan. Osallistaminen auttaa pitämään myös nuoremmat katsojat mukana.

Yhteinen show antoi päivälle selkeän ohjelmanumeron ja kokosi paikalla olleet ihmiset hetkeksi saman asian äärelle.

‍

Illalla lähitaikuutta noin 200 vieraalle

‍

Illalla yleisö ja tilaisuuden luonne vaihtuivat. Paikalle saapui noin 200 aikuista, ja ohjelman piti sopia ruokailun, keskustelujen ja muun illanvieton yhteyteen.

Tässä tilanteessa lähitaikuus oli toimivampi ratkaisu kuin toinen lavashow.

Kiersin kolmen tunnin ajan pöydästä ja seurueesta toiseen. Esitin taikuutta pienille ryhmille aivan lähietäisyydeltä, välillä jopa katsojien omissa käsissä.

Lähitaikuuden etuna on, ettei koko tilaisuutta tarvitse pysäyttää esityksen ajaksi. Osa vieraista voi seurata taikuutta samalla, kun muualla jatketaan keskusteluja, ruokailua tai verkostoitumista.

Taikuus toimii samalla luontevana jäänmurtajana. Kun pieni ryhmä kokee yhdessä jotain mahdottomalta tuntuvaa, keskustelu lähtee usein käyntiin aivan itsestään.

‍

Miksi kahden esitysmuodon yhdistelmä toimi?

‍

Saman päivän yleisöt ja tavoitteet olivat erilaisia. Siksi myöskään ohjelmaa ei kannattanut toteuttaa samalla tavalla.

Päivän lavashow:

• näkyi suurelle yleisölle
• sopi sekä lapsille että aikuisille
• loi tapahtumaan yhteisen kohokohdan
• toimi selkeänä osana avajaisten aikataulua

Illan lähitaikuus:

• sopi vapaamuotoiseen seurusteluun
• ei keskeyttänyt keskusteluja
• toi ohjelman henkilökohtaisesti vieraiden luo
• auttoi rikkomaan jäätä eri seurueiden välillä

Tapahtuman jälkeen asiakkaalta tuli seuraava palaute:

”Antti hoiti hienosti yrityksemme juhlissa niin aikuisten lähitaikuuden kuin myös koko perheen lavaesityksen. Erittäin ammattitaitoista ja joustavaa toimintaa kaikin puolin. Suosittelen!”

Palaute kiteyttää hyvin sen, mikä onnistuneessa asiakastilaisuuden ohjelmassa on tärkeintä: esityksen täytyy mukautua tapahtumaan eikä tapahtuman esitykseen.

‍

Lavashow vai lähitaikuus asiakastilaisuuteen?

‍

Lavashow on yleensä paras vaihtoehto, kun halutaan:

• yhteinen ohjelmanumero koko yleisölle
• selkeä kohokohta tapahtuman aikatauluun
• viihdyttää suuri määrä ihmisiä kerralla
• yhdistää taikuutta, mentalismia ja huumoria yhdeksi kokonaisuudeksi

Lähitaikuus toimii paremmin, kun:

• vieraat saapuvat paikalle eri aikoihin
• tapahtuman tärkeä osa on seurustelu tai verkostoituminen
• ohjelmaa halutaan ruokailun tai cocktailtilaisuuden yhteyteen
• tilassa ei ole lavaa tai kaikille sopivaa katselusuuntaa
• vieraille halutaan tarjota henkilökohtaisempi kokemus

Jos tapahtuma kestää useita tunteja, lähitaikuus ja lavashow voidaan myös yhdistää. Lähitaikuus voi toimia vieraiden saapuessa ja yhteinen show myöhemmin illan pääohjelmana.

Mihin kohtaan asiakastilaisuutta taikuri kannattaa sijoittaa?

Lähitaikuus toimii yleensä parhaiten vieraiden saapuessa, alkumaljojen aikana tai vapaamuotoisen seurustelun yhteydessä. Taikuri liikkuu vieraiden joukossa, joten erillistä esiintymisaluetta ei välttämättä tarvita.

Lavashow kannattaa sijoittaa kohtaan, jossa vieraat ovat jo valmiiksi koolla. Hyvä ajankohta voi olla esimerkiksi pääruoan jälkeen, ennen kahvia tai juuri ennen illan vapaamuotoisempaa osuutta.

Esitystä ei kannata aloittaa kesken ruokailun, ellei tilanne ole suunniteltu sitä varten. Myös näkyvyys, puheensorina ja tarjoilijoiden liikkuminen kannattaa huomioida.

Autan tilaajaa suunnittelemaan esitykselle sopivan ajankohdan. Vuosien aikana olen nähnyt monenlaisia tapahtumatiloja ja aikatauluja, joten osaan yleensä jo tapahtuman perustietojen perusteella ehdottaa toimivaa ratkaisua.

Mitä tietoja esiintyjä tarvitsee?

Kun pyydät tarjousta asiakastilaisuuden ohjelmasta, kerro ainakin:

• tapahtuman päivämäärä ja paikkakunta
• arvioitu vierasmäärä
• tapahtumatila
• millaisesta tilaisuudesta on kyse
• yleisön ikäjakauma
• alustava aikataulu
• toivotaanko yhteistä show’ta, lähitaikuutta vai molempia

Kaiken ei tarvitse olla vielä lopullisesti päätetty. Ohjelma voidaan suunnitella tarkemmin, kun tilaisuuden tärkeimmät tavoitteet ja käytännön rajat ovat selvillä.

Usein kysyttyä asiakastilaisuuden ohjelmasta

Kuinka pitkä taikashow on?

Lavashow kestää tavallisesti noin 30-40 minuuttia. Kesto voidaan sovittaa tapahtuman aikatauluun ja yleisöön.

Kuinka kauan lähitaikuutta tehdään?

Lähitaikuuden tavallinen kesto on noin 1–3 tuntia. Sopiva aika riippuu etenkin vierasmäärästä ja siitä, halutaanko taikuutta näyttää mahdollisimman monelle seurueelle.

Tarvitaanko lavashow’ta varten oikea lava?

Ei välttämättä. Esitys voidaan toteuttaa myös juhlatilan, ravintolan tai yrityksen omien tilojen sopivassa kohdassa. Tärkeintä on, että yleisöllä on esteetön näkyvyys esitykseen.

Tuoko taikuri mukanaan äänentoiston?

Tuon tarvittaessa mukanani esitykseen sopivan äänentoiston. Suuremmissa tapahtumissa voidaan hyödyntää myös tapahtumapaikan tai tekniikkatoimittajan järjestelmää.

Sopiiko taikuus kansainväliselle yleisölle?

Kyllä. Visuaalinen taikuus toimii hyvin myös yleisölle, jossa on eri kieliä puhuvia vieraita. Voin esiintyä myös englanniksi.

Voiko samassa tapahtumassa olla sekä lavashow että lähitaikuutta?

Kyllä. Yhdistelmä toimii erityisen hyvin pidemmissä asiakastilaisuuksissa, avajaisissa, vuosijuhlissa ja pikkujouluissa. Ohjelmamuodoilla on eri tehtävät, joten ne täydentävät toisiaan.

Ohjelmaa tulevaan asiakastilaisuuteen?

Jos suunnittelet asiakasiltaa, yrityksen avajaisia, vuosijuhlaa tai muuta asiakastapahtumaa, kerro minulle tilaisuuden perustiedot. Ehdotan niiden perusteella, sopiiko tapahtumaan parhaiten lavashow, lähitaikuus vai näiden yhdistelmä.

Jos haluat vertailla mentalismia, lavashow’ta ja lähitaikuutta, tutustu myös taikuri yritysjuhliin -palveluihini.

Voit tutustua tarkemmin myös lavashow’hun, kiertelevään lähitaikuriin ja mentalismiin.

Ota yhteyttä ja pyydä tarjous, niin suunnitellaan tapahtumaanne sopiva kokonaisuus.

‍